Tavaly október elején keresett meg minket a Jófogás csapata, hogy 2025. január 1-jétől szeretné számlázási folyamatait és könyvelését Octopus 8 ERP-be integrálni. A feladat az volt, hogy teljesen automatizáljuk az egész számlázási folyamatot, ezzel együtt egyszerűsítve annak adminisztrációját és könyvelését. Nem kis feladat és mindössze 3 hónapunk volt az éles indulásig.
Miért váltottak?
A Jófogás - hasonlóan a Vaterához, amely már 2023 óta az OC8-at használja – a pénzügyi folyamatok hatékonyságát szerette volna növelni. Korábban külön számlázó és könyvelő rendszert használtak, de az OC8 lehetővé teszi, hogy egy helyen kezeljék a számlázást, a könyvelést és az ehhez kapcsolódó összes adatot. Nincs többé manuális adatátvitel, kevesebb a hibázási lehetőség, és minden folyamat gördülékenyen, automatikusan zajlik.
Hogyan zajlott a munka?
Első lépésként megtörtént a napi működéshez szükséges törzsadatok migrálása (partnerek, cikktörzs, főkönyvi és pénzügyi adatok). Bevezetésre került a NAV online alapú, ún. Hash-kódos hiteles elektronikus számlázás, valamint a számlák automatikus e-mailben történő kiküldéséhez szükséges összes folyamat. A Jófogás rengeteg bankkártyás tranzakciót bonyolít, szerencsére az OC8-ban megoldott a bankkártyás fizetésekhez tartozó tranzakciós adatok kezelése - minden pontosan és biztonságosan van tárolva - ezzel is segítve a bankkártyás fizetések pénzügyi adminisztrációját. Az éles indulás előtti hetekben egy demó adatbázisban teszteltünk, beleértve az e-mailküldési folyamatokat.
Az eredmény
Az éles indulás során az automata számlázás kiindulópontjaként több ezer megrendelést sikerült gond nélkül XML-ben a rendszerbe küldeni, január óta pedig a Jófogás teljes számlázási folyamata automatizáltan működik OC8 ERP-n keresztül. A bevezetési fázis következő lépéseként az előző üzleti év utolsó négy hónapjának pénzügyi adatait is integráltuk, amelynek részeként egy hét alatt több mint 85 ezer számla és azokhoz tartozó partner, valamint egyéb pénzügyi/főkönyvi adat lett a rendszerbe migrálva, így a 2024-es üzleti év zárását a Jófogás csapata már az OC8 ERP-ben tudja elvégezni.
„Ez a pár hónap nagyon rövid volt és ha nem lett volna ilyen közvetlen és gyors a kommunikáció, valamint ha nem tudtuk volna a VS csapatát pár órán belül mozgósítani egy-egy probléma kapcsán, akkor biztos nem sikerült volna határidőre elkészülni” - Mosonyi Csenge, Jófogás.hu
Köszönjük az együttműködést, büszkék vagyunk rá, hogy hozzájárulhatunk a sikereikhez!