Új szemlélet a dokumentumkezelésben: M-files
Egy hatékony elektronikus dokumentumkezelő kritikus pontja korunk üzletvitelének. Az M-files dokumentum és objektum kezelő rendszer egyszerűen használható alternatívát nyújt a vállalkozás dokumentumainak menedzselésére. Támogatja a munkafolyamatok hatékonyságát, lehetővé teszi az információk újrafelhasználását csökkentve a felesleges redundanciát, és a segítségével az adatvesztés kockázata is minimalizálható.
Átláthatatlan mappastruktúra helyett
A szoftver rendszerszemlélete nem az eddig ismert mapparendszerre épül, hanem az emberi gondolkodás mintájára. A megőrzendő adatokat nem helyük, hanem egyedileg is definiálható tulajdonságaik alapján tárolja. Ezek alapján az M-files keresés a webes keresőkhöz hasonlóan gyors és igény szerint maximálisan finomítható. A keresési beállítások elmenthetők és újra felhasználhatók. Számos lehetőség van az ’aktív’ ügyek és dokumentumok kiemelt kezelésére.
Egyszerűség és gyorsaság elve
A felhasználók jogosultságai mindenféle IT támogatás nélkül is egyszerűen kioszthatók. Akár felhasználó szintű jogosultság definiálható a tárolt dokumentumainkhoz. Lehetőség van a dokumentumok tömeges importálására a fájlrendszerből vagy e-mailből, akár több cím és különböző tulajdonságok rögzítésével. Az M-files kapcsolat nélküli módban távolról is használható beleértve az Octopus 8 ERP-ből kiválasztható tulajdonságokat is, és a következő kapcsolódáskor automatikusan szinkronizálja a változásokat. Az M-files tárakhoz webes elérést is definiálhatunk, amivel mód van távoli online elérést is biztosítani egyes felhasználók számára.
Projektvezetés és workflow kezelés
Az M-files dokumentumainkhoz különböző workflow-kat határozhatunk meg. A folyamat állapotokkal lépésről lépésre meghatározhatjuk, kinek milyen feladata vagy jogosultsága van a munkafolyamaton belül. Ki iktathat, ki engedélyezhet, kinek van lehetősége elutasítani egy kérelmet, stb. A workflow által a dokumentumokhoz rendelt feladatok határideje alapján e-mailen figyelmeztet.
Nincs többé számtalan, kibogozhatatlan verzió
A dokumentum módosítások visszakövetéséhez nincs szükség újabb és újabb néven elmenteni a fájljainkat. A rendszer minden módosításnál egy úgy verziót készít, amit azonos néven ment el. A verziók bármikor megtekinthetők, vagy szükség esetén visszaállíthatók, amit jogosultsággal is lehet szabályozni. Amennyiben egy dokumentumot kikölcsönöztünk, akkor mások számára csak olvasható, de nem szerkeszthető állapotba kerül. Amikor befejeztük a munkát vele, visszatevéssel tudjuk ismét szerkeszthetővé tenni mások számára.
Octopus 8 ERP integráció
Az M-Files dokumentumkezelés integrálása a Windows és az Office programok rendszerébe teljes körű. A Windows Intéző felületén külön meghajtó alatt találhatók meg az M-files dokumentumok, ahol elérhető a legtöbb speciális M-files funkció. Az Outlook levelezőből e-mail cím alapján redundancia nélkül könnyedén menthetők/archiválhatók a különböző felhasználói postafiókokba érkező levelek, akár automatikus beállításokkal.
Saját fejlesztésünk révén az Octopus 8 ERP-ben tárolt információkat is felhasználhatjuk a dokumentumok készítéséhez, illetve mentéséhez. Elérhetők a partner, ügyintéző és felhasználói adatok, és lehetőség van a dokumentumokhoz kapcsolni akár projekt vagy CRM ügyeket, és így azok státuszait a kapcsolódó dokumentumokon kezelni. Az Octopus 8 ERP felületéről is megjeleníthetők az egyes elemekhez kapcsolt M-files dokumentumok.
A jogosultságok kezelése az integrációban is a windows felhasználói azonosítás alapján teljesen zárt rendszerben történik.
