Keresés:

Octopus 8 ERP

Pénzügy

A Pénzügy modul az Octopus 8 ERP rendszeren belül a pénzügyi nyilvántartásokat és funkciókat foglalja magába. A rendszer folyószámla kezelésében jellemzően integrációs feladatokat lát csak el, hiszen az értékesítésből, beszerzésekből, szerviz tevékenységből származó tételek, azok keletkezési (forrás) helyén kerülnek felvezetésre. Azonban a teljes pénzügyi folyószámlához még hiányzó napi bank- és pénztárbizonylatok rögzítése már e modulban történik. A vevői követelések és szállítói tartozások nyomon követésén keresztül információk gyűjthetők a várható bevételekről és kiadásokról, határidős kintlévőségekről.

Az Octopus 8 ERP rendszer pénzügyi modulja az alábbi főbb funkciók ellátását biztosítja:

  • Vevői, szállítói és egyéb folyószámlák kezelése
  • Számlák elektronikus iktatási és igazolási folyamatának kezelése
  • Forint és deviza bankszámlák kezelése (FIFO, átlag és kézi árfolyamon)
  • Forint és deviza pénztárak kezelése (FIFO, átlag és kézi árfolyamon)
  • Speciális fizetési eszközök (kompenzációk, scontó elvezetések, faktorálások, értékvesztések, átértékelések stb.) kezelése
  • Adatkapcsolat az elektronikus banki terminálokkal
  • Teljes pénzügyi levelezés (fizetési felszólítások, kompenzációs levelek, késedelmi kamatlevelek, egyenlegközlők)
  • ÁFA bevallás és kapcsolódó bevallások kezelése
  • Cash Flow (várható bevételek és kiadások) tervezése
  • Kintlévőség kezelés
  • Intrastat és környezetvédelmi termékdíj bevallás
  • Elektronikus számlázás és elektronikus másodpéldány megőrzés

Folyószámla kezelés

A szoftver a folyószámlák kezelését partner, hivatkozási szám és devizanem alapon kezeli. A folyószámlára kerül minden vevői és szállítói számla illetve a banki és pénzügyi tételekből, amelyek típusa a folyószámla jelzést tartalmazza. A tipikus folyószámlák (vevő, szállító) mellett tetszőleges számú folyószámla típus definiálható a rendszerben, ezzel bármilyen követelés vagy kötelezettség analitikusan is nyilvántartható (pl. elszámolási előlegek, kölcsönök, tagi hitelek).

A rendszer a partnerek folyószámláját párhuzamosan két devizában tartja nyilván, a forrás bizonylat (számla) devizájában és könyvelési devizában. A szoftver automatikusan kezeli – pontozza össze hivatkozási számok alapján – a folyószámlák aktuális egyenlegét, ennek megfelelően kézi összevezetés nem szükséges.

Partnerenként hitelkeret (credit) állítható be, melynek túllépése esetén csak a megfelelő jogosultsággal zárható le a rendelés, szállítólevél vagy számla.


Folyószámla egyenleg partnerenként

Számla iktatás és igazolás

A vállalkozás belső működésének megfelelően különböző igazolási folyamatok definiálhatók, attól függően, hogy milyen típusú számlát kell igazolni (pl. üzemeltetési számla, alvállakozói számla, karbantartási számla). Az igazolási folyamatban típusonként meghatározható, hogy az adott számlát kinek vagy kiknek kell igazolniuk, mielőtt utalásra vagy könyvelésre kerülne. A számlák számlaképe vonalkódos iktatószám alapján automatikusan szkennelhető és mellékletként csatolhatóak a rendszerbe rögzített bizonylatokhoz, így nem kell a számlának "utaznia" a cégen belül, minden munkatárs a szkennelt számlakép alapján dolgozhat (igazolás, könyvelés, reklamáció kezelés).

Devizák és árfolyamok kezelése

A program a folyószámla tételeket párhuzamosan három devizanemben is képes vezetni. A devizában érkezett és kiegyenlített tételekre, szükség esetén automatikusan árfolyam differenciát számol. Az Octopus 8 árfolyamtöltő szolgáltatása minden nap letölti és rögzíti a rendszerben a Magyar Nemzeti Bank által közzétett hivatalos devizaárfolyamokat, így nem szükséges ezeket kézzel rögzíteni.

Bank terminálkapcsolatok

A legtöbb magyarországi bank elektronikus termináljához (legyen az internetbank vagy telepített terminál) rendelkezik a program adatkapcsolattal. A programban előre összeállíthatóak banki utalási csomagok (rögzített bejövő számlákból átemelve), amelyeket a terminálba beimportálva csak aláírással kell ellátni és a banknak beküldeni.

Pénzügyi levelezések

Előállítható minden pénzügyi levelezéssel kapcsolatos dokumentum, úgy, mint fizetési felszólítás, kompenzáció levél, késedelmi kamatlevél vagy egyenlegközlő. Ezek a dokumentumok nyomtathatóak, de küldhető elektronikus levél formájában is, ezzel jelentős költséget és időt megtakarítva a vállalkozásnak.

ÁFA kezelése

Az Octopus 8 rendszer ÁFA kezelése teljes mértékben megfelel a törvényi és jogszabályi előírásoknak. Az áfa modul használat nagymértékben egyszerűsíti a rendszeres ÁFA bevallás elkészítését. A program bizonylatonként képes kezelni különböző ÁFA típusokat (Normál, Pénzügyi, Pénzforgalmi, Folyamatos, Fordított adózású tételek). Fontos, hogy az ÁFA felgyűjtése és bevallása, nem a főkönyvi könyvelésből történik, így az adott időszakban már igazolt, de még nem könyvelt számlák is bekerülhetnek az ÁFA bevallásba. A felhasználó bármikor felgyűjtheti, lekérheti egy adott időszak ÁFA egyenlegét. Az alábbi nyomtatványok import fájlok állíthatóak elő, melyek közvetlenül átemelhetőek az ÁNYK-ba: A60, A65M.


Áfa időszakok kezelése

Várható bevételek/kiadások tervezése

A rendszerbe rögzített kimenő és bejövő számlákon túl a pontos Cash flow kimutatáshoz szükséges előre megtervezni a várható kiadásokat és bevételeket (partner, összeg, devizanem és rendszeresség szerint). A bankszámlához hitelkeret is rendelhető, amely szintén figyelembe vételre kerül a Cash flow számításakor.

Kintlévőség kezelés

Partnerekhez rögzíthető, hogy ki, mikor és kivel egyeztetett az esetleges fizetési határidőn túli kintlévőségekről. Így napra készen nyilvántartható és számon kérhető, hogy a partnereink milyen várható fizetési határidőt ígértek. Behajtási eseményként rögzíthető, hogy az adott partnerrel szembeni követelés át lett adva jogi behajtásra, követelés kezelésre vagy hitelbiztosító felé.


Cashflow kimutatás paraméterezése

Intrastat és környezetvédelmi termékdíj

A programból előállítható a KSH számár küldendő Intrastat bevallás, mint beszerzési, mind értékesítési oldalon, legyen szó egyszerűsített vagy bővített jelentési kötelezettségről egyaránt. A felgyűjtött adatok ellenőrzése és esetleges korrigálása után legenerálható az e-star honlapjára feltölthető CSV állomány. Előállítható továbbá a környezetvédelmi termékdíj bevalláshoz kitöltéséhez szükséges kimutatás CSK, KT kódonként. Biztosított a rendszerben a termékek egyedi termékdíj kötelezettsége, a termékek elsődleges-, másodlagos- és harmadlagos csomagolási nyilvántartása is.

Elektronikus számlázás és elektronikus másodpéldány megőrzés

Számlakiállításkor eldönthető, hogy normál papír alapú vagy PKI aláírással ellátott elektronikus számla készüljön a rendszerből. Elektronikus számla esetén az elkészült e-számláról e-mail értesítést kap a partner, hogy milyen linkről tudja az e-számláját letölteni. A letöltések naplózásra kerülnek a rendszerben, így később ellenőrizhető, hogy ki és mikor töltötte le a számláját.
Papír alapú számlakiállítás esetén lehetőség van a kiállítónál maradó példány elektronikus megőrzésére és tárolására, ezzel tárolási költséget és helyet megtakarítva a vállalkozás számára. Az elektronikus másodpéldány megőrzés kötegelten is történhet, így az egy nap kiállított papír alapú számlák egy kötegben, fájlban kerülnek megőrzésre, további költségmegtakarítást elérve.


Elektronikus számlakép

Számvitel

Főkönyv és könyvelés

A Főkönyvi modul az Octopus 8 program számviteli adatainak összegzésére szolgál. Funkciója, hogy az egyes analitikus alrendszerekben és a főkönyvben rögzített tételeket összefogja és a vállalkozás gazdálkodásról egységes, teljeskörű képet adjon. A modul a nevéből és funkciójából adódóan valós idejű (feladások nélküli) kapcsolatot tart fenn az Octopus 8 rendszer többi moduljával. A közös és integrált adatbázis használata révén folyamatosan biztosított az analitikus rendszerek és a főkönyv közötti átláthatóság. A főkönyvi könyvelésből egyetlen billentyű-kombinációra az adott könyvelési tétel forrása, bizonylata megjeleníthető.

A számviteli paraméterezésekben és így a teljes Octopus 8 rendszerben párhuzamosan több gazdálkodási időszak is kezelhető. A gazdálkodási időszakok igazodhatnak a naptári (magyar jogszabályok) évhez, vagy lehetnek akár csúsztatott (pl.: szeptember-szeptember) beszámolói időszakok is. A gazdasági időszakokra egyedi számviteli összefüggések, szabályrendszerek és számlarend alakíthatók ki. A könyvelési tételek részleges és teljes kontírozásához - időszakonként - automatikus kontírozás kapcsolatok adhatók meg. A megadott szabályrendszer elemei egymásra épülve minimálisra csökkentik a manuális kontírozás szükségességét.

Az Octopus 8 rendszer 2x5 könyvelési dimenziót használ. Minden tétel tartozik-követel oldalán számla, 2. számla, költséghely, projekt kód és gyűjtőkód megadására van lehetőség. A programban számos további a könyvelést és kontírozást segítő funkció található. Az elhatárolások könyvelési tételei a megadott dátumra visszaforgathatók. A küldő rendszerekből fogadott tételek egy-egy adatcsomagként csoportosan is javíthatók, módosíthatóak. Az éves zárás-nyitás részeként a Főkönyvi modulban csoportosan elvezethetők az eredményszámlák és nyithatók a mérlegszámlák, januártól májusig terjedő időszakban akár többször is egymás után.

A rendszerben lehetőség van a rögzített főkönyvi tételek véglegesítésére és zárására. Amennyiben automatikus kontírozás van beállítva, a véglegesítés rendszere jól használható arra, hogy megjelöljük azokat a tételek, amik már ellenőrizésre kerültek. A zárás után a tételek többé nem módosíthatók. Zárás után adhatóak fel a tételek különböző külső rendszereknek.

Octopus 8 ERP Referenciáinkról a főmenüben található Referenciáink menüpont alatt olvashat bővebben.