Octopus 8 ERP
Az Octopus 8 Vállalatirányítási Rendszer egy általános és szektorfüggetlen ügyviteli megoldás. A program a vállalkozások alapfolyamataitól kiindulva egészen a mérlegbeszámoló elkészítéséig biztosít hatékony számítógépes támogatást. A rendszer fejlesztése 1998 óta folyik és jelenleg a programnak már ötödik generációját értékesítjük. Az Octopus 8 rendszer 100%-ban magyar termék, hazai cég, magyar munkavállalókkal, teljes mértékben magyar valós üzleti környezetre felkészítve. A program nem csak a tankönyvekben fellelhető üzleti sablonokat támogatja, hanem igyekszik választ adni a napi munka során felmerülő kihívásokra is. A program moduláris felépítésű, ügyfeleink jelenleg 12 fő- és 5 almodul közül válogathatnak. A modulok között megtalálhatók a legáltalánosabb értékesítési és számviteli funkciók, de igény szerint pl.: PKI (elektronikus aláírás és számla) támogatás, EDI kezelés, vagy akár az RMA garanciális ügyintézés is választható. Extra tulajdonságként a program a nemzetközi rendszereket meghaladóan beépített és valós idejű webáruházzal rendelkezik.
Az Octopus 8 rendszer képes párhuzamosan kezelni több vállalkozás, több telephelyének adatait, mind alapfolyamat (logisztika, gyártás, értékesítés), mind pedig szintetikus (pénzügy, számvitel, kontrolling) szinten. Az Octopus 8 központi adatbázisa és kliens felhasználói oldala is Microsoft platformon működik. Aki már dolgozott Windows operációs rendszer alatti programokkal, sokszor szembesült azzal a dilemmával, hogy hol a billentyűzetet, hol az egeret kell használni egy-egy funkció elérésére. A program felülete grafikus kialakítású, de a fejlesztéseknél nagy hangsúlyt fektettünk az "egér nélküli" használat támogatására.
Természetesen, mint minden ERP megoldásnak az általunk készített Octopus 8 rendszernek is vannak olyan sajátosságai, mely bizonyos ágazatokban a versenytársainkkal szemben előnybe helyezi a programot.
Az eltelt évek alatt számos kiemelt referenciára tettünk szert az irodaszer ellátásban, a számítástechnikai és elektronika termékek kereskedelmében, valamint a pénzügyi-számviteli szolgáltatói szektorban. úgy véljük, hogy az általános ügyviteli megoldásokon felül e területeken olyan kiemelt funkcionalitással rendelkezünk, mely a nemzetközi programok szolgáltatásain is jóval túlmutat.
Bevezetési módszertan
A sokéves tapasztalat és a nemzetközi standardok felhasználásával saját bevezetési módszert dolgoztuk ki. A rendszerek megvalósításához két eltérő szintű és költségű bevezetési modellt tudunk ajánlani.
Alapszintű bevezetésben BPR és folyamatszervezés nélküli megvalósítás szerepel, mely kizárólag a megrendelő által támasztott igények megvalósítását tartalmazza. Az emelt szintű megvalósítási modellben, projektszemléletben komplex folyamatszervezéssel, migrációs tanácsadással és képzési csomaggal történik meg az Octopus 8 rendszer kialakítása.
Projektelőkészítés
A bevezetés minden esetben a határidők és az egyes részfeladatok felelőseinek megtervezésével kezdődik. Tapasztalataink szerint a projekt indítása és lezárása között - az egyedi fejlesztések függvényében - minimum 3-4 hónap szükséges. Ezen időszak alatt az alábbi tevékenységek elvégzését ajánljuk:
- Hazai és Európai Uniós pályázatokban való közreműködés (opcionális)
- BPR helyzetelemzések és rendszertervezés (opcionális)
- Informatikai környezet kiépítése (opcionális)
- Programok testre-szabása, fejlesztése
- Telepítések, installációk elvégzése
- Oktatások és képzések megtartása
- Adatkonverziós támogatások
- Éles üzem első időszakában kiemelt támogatás biztosítása (opcionális)
Igények specifikációja
A bevezetés az igények felmérésével folytatódik, így alapvető elvárás ügyfeleink felé, hogy ebben a fázisban biztosítsa azon igényeket és funkciókat, melyeket a rendszerrel szemben támaszt. Az úgynevezett „igényspecifikáció” tételeit javasolt három (kötelező, szükséges, jó volna) osztályba sorolni, így a dokumentum egyben a megvalósítási sorrendet is jelenti majd. Az igényspecifikáció összeállításakor munkatársaink igény szerint vagy csak konzultációs, vagy akár teljes projektvezetési és dokumentálási tevékenységeket ellátnak.
Tervezés és folyamatszervezés
Az Octopus 8 programcsomag, teljes funkcionalitásában integrált és folyamat orientált rendszer, ennek megfelelően teljes illesztése a cég igényeire erősen javasolt. Eddigi tapasztalataink alapján úgy látjuk nagyfokú hatékonyságnövekedés érhető el az általunk opciós tevékenységként ajánlott BPR során (Business Process Reengineering / üzleti folyamatok újratervezése).
Fejlesztés és tesztüzem
Ha valamit is tanultunk az eltelt 100 sikeres projekt során, akkor az az, hogy nem lehet előre gyártott sablonokkal hosszútávon is értékálló eredményeket elérni. Ennek szellemében az Octopus 8 rendszer képességeire, csak mint stabil kiindulási alap tekintünk. A bevezetés során célunk, hogy a projekt befejeztével a felhasználó igényeire és működésére teljes mértékben optimalizált rendszert tudjunk átadni. Ez a gyakorlatban számunkra azt jelenti, hogy még legkisebb ügyfelünk esetén is végzünk egyedi fejlesztéseket és módosításokat a rendszeren.
Az így kialakított és beállított - már ügyfél specifikus – programot telepítjük a felhasználónál, mely rendszert a kulcsfelhasználóknak is tesztelniük és véleményezniük kell. Ezeknek a teszteknek és visszacsatolásoknak az eredményeként a végfelhasználók, már egy olyan testreszabott programon tanulhatnak, mely a lehető legteljesebb mértékben megegyezik a majdani éles programmal.
Oktatások, képzések
Az új rendszer bevezetése során elkerülhetetlen az átfogóbb oktatási és képzési szolgáltatások elvégzése. A bevezetési eljárásmodellben két külön lebonyolítási módot is ajánlunk annak függvényében, hogy a leendő felhasználó milyen erőforrásokat tud a projekt során erre biztosítani.
Alapesetben a képzések az „oktatók-oktatása” módszerrel történnek. Ekkor közvetlenül, csak az ügyfél által kijelölt kulcsfelhasználók kerülnek beoktatásra és ők adják tovább a megszerzett tudást a kollegának. A módszer előnye a hatékonyabb és célirányosabb képzés, valamint a lényegesen alacsonyabb oktatási költség.
Bővített csomagban minden Octopus 8 felhasználót cégünk munkatársai oktatnak be. Az oktatás igény szerint történhet az ügyfelünk központi irodájában is, ekkor az oktatáshoz szükséges feltételeket (helység, oktató gépek, projektor, stb. …) nekik kell biztosítani. Előnye, hogy ebben az esetben az oktatások időpontja rugalmasabban határozható meg és a cég oldaláról nem merül fel utazási idő. Természetesen a képzések történhetnek a Vision-Software oktatóhelységében is. Itt egy időben maximum 6-8 ember képzését tudjuk kényelmesen megoldani, akár napi két turnusban is.
Adatok konvertálása, migráció
Az adatok konvertálására szintén több lehetőséget biztosítunk. Azonban fontos kiemelni, hogy a migráció elsősorban nem technológiai kérdés. Az adatok átvételét minden esetben meg kell előznie egy logikai tisztázásnak (pl.: kifutott cikkek, duplikált ügyfelek, stb. …). A projekt során minimum két alkalommal kell adatokat (törzsállományok és nyitó forgalmi tételek) áttölteni az Octopus 8 rendszerbe. Első alkalommal az oktatások és a kulcsfelhasználókkal történő folyamatelemzésekhez, majd végleges állapotban az éles indulás pillanatában.
Elsődlegesen a konvertálás speciálisan kialakított Excel táblákból történik. Ekkor a Vision-Software átadja azon mintafájlokat, melyeket az ügyfél kijelölt szakembereinek kell adatokkal feltöltenie. Az így előállított adatállományokat cégünk munkatársai töltik be a rendszerbe, így kizárólag csak eseti szakértői költségek merülnek fel.
Esetenként megoldható, hogy a migrációhoz szükséges adatbázisokat a leváltandó programból közvetlenül a Vision-Software Kft munkatársai nyerjék ki és adják át utó feldolgozásra. Ennek feltétele az aktuális szoftver adatbázisainak elérhetősége és a minimálisan szükséges adattartalmak megléte.
Éles indulás támogatása
Tapasztalataink szerint bármennyire is alapos és teljes egy projekt előkészítése, egy új rendszer alkalmazásba vétele mindig nagy próbatételt jelent a felhasználóknak. Azért, hogy könnyebbé tegyük ügyfeleinknek ezen időszakot a programok éles indulásakor kiemelt helyszíni jelenlétet biztosítunk, majd ezt fokozatosan csökkentve, távolról segítünk a további lépésekben.
Octopus 8 ERP Referenciáinkról a főmenüben található Referenciáink menüpont alatt olvashat bővebben.