Octopus 8 ERP

Octopus 8 ERP

Bővebb tartalom

Octopus 8 ERP

Az Octopus 8 ERP egy általános és szektorfüggetlen ügyviteli megoldás. A program a vállalkozások alapfolyamataitól kiindulva egészen a mérlegbeszámoló elkészítéséig biztosít hatékony számítógépes támogatást. A rendszer fejlesztése 1998 óta folyik és jelenleg már az ötödik generációját értékesítjük. Az Octopus 8 ERP rendszer 100%-ban magyar termék, teljes mértékben a magyar üzleti környezetre felkészítve. A program nem csak a tankönyvekben fellelhető üzleti sablonokat támogatja, hanem igyekszik megoldást nyújtani a napi munka során felmerülő kihívásokra is.

Az Octopus 8 ERP vállalatirányítási rendszer képes párhuzamosan kezelni több vállalkozás, több telephelyének adatait, mind alapfolyamat (logisztika, gyártás, értékesítés), mind pedig szintetikus (pénzügy, számvitel, kontrolling) szinten. A program felülete grafikus kialakítású, de a fejlesztéseknél nagy hangsúlyt fektettünk az "egér nélküli" használat támogatására.

Természetesen, mint minden ERP megoldásnak az általunk készített rendszernek is vannak olyan sajátosságai, mely bizonyos ágazatokban a versenytársainkkal szemben előnybe helyezi a programot. Az eltelt évek alatt számos kiemelt referenciára tettünk szert többek között az irodaszer ellátásban, a számítástechnikai és elektronikai termékek kereskedelmében, valamint a pénzügy-számviteli szolgáltatói szektorban. Úgy véljük, hogy az általános ügyviteli megoldásokon felül e területeken olyan kiemelt funkcionalitással rendelkezünk, mely a nemzetközi programok szolgáltatásain is jóval túlmutat.

Modulok

A program moduláris felépítésű, ügyfeleink jelenleg 12 fő- és 5 almodul közül válogathatnak. A modulok között megtalálhatók a legáltalánosabb értékesítési és számviteli funkciók, de igény szerint, például: elektronikus számlázás, adatgyűjtős raktárkezelése, EDI adatkapcsolat, vagy akár az RMA garanciális ügyintézés is választható. Extra tulajdonságként a nemzetközi rendszereket meghaladóan, beépített és valós idejű webáruházzal rendelkezik.

Az Octopus 8 ERP moduljai egy közös adatbázissal dolgoznak. Nincsenek inkonzisztens adathalmazok, nincs szükség az egyes funkciókat ellátó modulok között külön adatátvitelre, vagy feladásra. A rendszerben az integráció egyrészt a különböző alkalmazási területek (pl. értékesítés, pénzügy, készlet-gazdálkodás) integrált együttműködését is jelenti, másrészt a területileg, szervezetileg elkülönülő felhasználó csoportok adatainak egységes kezelését is. A program egyszerre biztosítja a vállalat egységes információ igényét és a szervezeti egységek önálló gazdálkodását.

Az egyes funkciók között szinkronban vannak a beviteli képernyők, az általános funkciógombok használata megegyezik. A rendszer tervezésekor és fejlesztésekor szem előtt tartjuk a Microsoft által előírt szabványokat, amelyek lehetővé teszik a programok kezelésének könnyebb elsajátítását. A szoftver mindezek ellenére nem a „gyári Microsoft” menürendszert alkalmazza, hanem egyedileg kialakított menüt, lehetővé téve a korlátlan navigálást, illetve azt, hogy meghatározott felhasználói igény esetén könnyen alakítható legyen.

OCTOPUS 8 ERP Integrált Vállalatirányítási Rendszer moduljai

OCTOPUS 8 ERP Alaprendszer
Octopus 8 futtatói és jogosultsági keretmodul
Értékesítés
Értékesítési modul
Beszerzés
Beszerzés és rendeléstámogató modul
Beszerzés tervezés
Forecast-ot számoló és rendelés optimalizáló modul
Raktár
Raktár nyilvántartási modul
Raktár RF+
Tárhelyes raktári és mobil eszközök vezérlő modul
Pénzügy
Pénzügyi és folyószámla modul
Főkönyv
Számviteli modul
Tárgyi eszköz
Befektetett eszköz modul
E-számla
Elektronikus számlaküldési és fogadási modul
Gyártás
Gyártástámogatási modul
Eszközbérlés
Bérbeadható eszközök modul
CRM
Partnerkapcsolati és folyamatkezelő modul
RMA/Szerviz
Garanciális és szerviz modul
Szállítás
Logisztikai és járattámogatási modul
Iktató
Iktató és igazolási folyamat modul
Szerződés
Szerződés nyilvántartási modul
E-kereskedelem
B2B és B2C internet áruházi modul
VIR
Kontrolling és információs modul
OLAP
Közvetlen Excel függvénytár és OLAP döntés kockák

Alaprendszeri működés

Az Octopus 8 vállalatirányítási rendszer egy saját fejlesztésű alaprendszeren fut. Az alaprendszer egyben tartalmazza a teljes leíró adatbázist, az egyedi helyi működést biztosító eszközöket, a jogosultsági rendszert és a külső adatkapcsolati interfészeket is. A vállalatirányítási rendszer legnagyobb előnyének annak egységességét tekintjük. Ez azt jelenti, hogy valamennyi ügyfelünknél azonos alaprendszeren működő Octopus 8 verzió fut, így a folyamatos fejlesztések eredményeként például egy számviteli szolgáltató által javasolt fejlesztés, verzióváltás után szabadon használható egy kereskedelmi cégnél is.

Az ilyen fajta integrációt hívhatjuk "intelligencia konzervnek" is, hisz a programban sok felhasználó, sok jó tapasztalata koncentrálódik. Mégis sok esetben a használhatóság szem előtt tartása miatt szükségesek az egyedi paraméterezésen túlmutató beállítások is. Ilyenek lehetnek például egyes képernyő mezők letiltása, átnevezése, vagy valamilyen alapérték adattal történő kitöltése. Ezeket az egyedi cégspecifikus beállításokat közvetlenül a felhasználónál az alaprendszeren keresztül lehet elvégezni.

Bevezetési módszertan

dropdown
dropup

Cégünk munkatársai a sokéves tapasztalat és a nemzetközi standardok felhasználásával saját bevezetési módszert dolgoztak ki, amely megvalósításához két eltérő szintű és költségű bevezetési modellt tudunk ajánlani.

Az alapszintű bevezetésben BPR tanácsadás és folyamatszervezés nélküli megvalósítás szerepel, mely kizárólag a megrendelő által támasztott igények megvalósítását tartalmazza. Az emelt szintű megvalósítási modellben, projektszemléletben komplex folyamatszervezéssel, migrációs tanácsadással és képzési csomaggal történik meg az Octopus 8 ERP rendszer kialakítása.

Projektelőkészítés

dropdown
dropup

A bevezetés minden esetben a határidők és az egyes részfeladatok felelőseinek megtervezésével kezdődik. Tapasztalataink szerint a projekt indítása és lezárása között - az egyedi fejlesztések függvényében - minimum 6-8 hónap szükséges. Ezen időszak alatt az alábbi tevékenységek elvégzését ajánljuk:

  • Hazai és Európai Uniós pályázatokban való közreműködés (opcionális)
  • BPR helyzetelemzések és rendszertervezés (opcionális)
  • Informatikai környezet kiépítése (opcionális)
  • Programok testre szabása, fejlesztése
  • Telepítések, installációk elvégzése
  • Oktatások és képzések megtartása
  • Adatkonverziós támogatások
  • Éles üzem első időszakában kiemelt támogatás biztosítása

Igények specifikációja

dropdown
dropup

A bevezetés az igények felmérésével folytatódik, így alapvető elvárás ügyfeleink felé, hogy ebben a fázisban ismertessék azon igényeket és funkciókat, melyeket a rendszerrel szemben támasztanak. Az úgynevezett „igényspecifikáció” tételeit javasolt három (kötelező, szükséges, jó lenne) osztályba sorolni, így a dokumentum egyben a megvalósítási sorrendet is jelenti majd. Az igényspecifikáció összeállításakor munkatársaink igény szerint, vagy csak konzultációs, vagy akár teljes projektvezetési és dokumentálási tevékenységeket is ellátnak.

Tervezés és folyamatszervezés

dropdown
dropup

Az Octopus 8 ERP teljes funkcionalitásában integrált és folyamat orientált rendszer, ennek megfelelően teljes illesztése a cég igényeire erősen javasolt. Eddigi tapasztalataink alapján úgy látjuk nagyfokú hatékonyságnövekedés érhető el az általunk opciós tevékenységként ajánlott BPR tanácsadás, az üzleti folyamatok újratervezése után.

Fejlesztés és tesztüzem

dropdown
dropup

Ha valamit is tanultunk az eddigi bevezetések során, akkor az az, hogy nem lehet előre gyártott sablonokkal hosszútávon is értékálló eredményeket elérni. Ennek szellemében az Octopus 8 ERP rendszer képességeire, mint stabil kiindulási alap tekintünk. A bevezetés során célunk, hogy a projekt befejeztével a felhasználó igényeire és működésére teljes mértékben optimalizált rendszert tudjunk átadni. Ez a gyakorlatban számunkra azt jelenti, hogy még legkisebb ügyfelünk esetén is végzünk egyedi fejlesztéseket és módosításokat a rendszeren.

Az így kialakított és beállított - már ügyfélspecifikus – programot telepítjük az adott ügyfélnél, amely rendszert a kulcsfelhasználóknak is tesztelniük és véleményezniük kell. Ezeknek a teszteknek és visszacsatolásoknak az eredményeként a végfelhasználók, már egy olyan testreszabott programon tanulhatnak, mely a teljesen megegyezik a majdani éles programmal.

Oktatások, képzések

dropdown
dropup

Az új rendszer bevezetése során elkerülhetetlen az átfogóbb oktatási és képzési szolgáltatások elvégzése. A bevezetési eljárásmodellben két külön lebonyolítási módot is ajánlunk annak függvényében, hogy a leendő felhasználó milyen erőforrásokat tud a projekt során erre biztosítani.

Alapesetben a képzések az „oktatók oktatása” módszerrel történnek. Ekkor közvetlenül, csak az ügyfél által kijelölt kulcsfelhasználókat oktatjuk és ők adják tovább a megszerzett tudást a kollegának. A módszer előnye a hatékonyabb és célirányosabb képzés, valamint a lényegesen alacsonyabb oktatási költség.

A bővített csomagban minden szoftver felhasználót cégünk munkatársai oktatnak be. Az oktatás igény szerint történhet az ügyfelünk központi irodájában is, ekkor az oktatáshoz szükséges feltételeket (helység, oktató gépek, projektor) nekik kell biztosítani. Előnye, hogy ebben az esetben az oktatások időpontja rugalmasabban határozható meg és a cég oldaláról nem merül fel utazási idő. Természetesen a képzések történhetnek a Vision-Software oktatóhelységében is. Itt egy időben maximum 6-8 ember képzését tudjuk kényelmesen megoldani, akár napi két turnusban.

Adatok konvertálása, migráció

dropdown
dropup

Az adatok konvertálására szintén több lehetőséget biztosítunk. Azonban fontos kiemelni, hogy a migráció elsősorban nem technológiai kérdés. Az adatok átvételét minden esetben meg kell előznie egy logikai tisztázásnak (pl.: kifutott cikkek, duplikált ügyfelek stb.) A projekt során minimum három alkalommal kell adatokat (törzsállományok és nyitó forgalmi tételek) áttölteni a rendszerbe. Első alkalommal vizsgáljuk meg a migráció gyakorlati megvalósíthatóságát, a második migrációban átvett adatok az oktatásokhoz és a kulcsfelhasználókkal történő folyamatelemzésekhez szükségesek, majd végleges állapotban az éles indulás során.

Elsődlegesen a konvertálás speciálisan kialakított Excel táblákból történik. Ekkor cégünk átadja azon mintafájlokat, melyeket az ügyfél kijelölt szakembereinek kell adatokkal feltöltenie. Az így előállított adatállományokat cégünk munkatársai töltik be a rendszerbe, így kizárólag csak eseti szakértői költségek merülnek fel.

Esetenként megoldható, hogy a migrációhoz szükséges adatbázisokat a leváltandó programból közvetlenül a Vision-Software munkatársai nyerjék ki és adják át utó feldolgozásra. Ennek feltétele az aktuális szoftver adatbázisainak elérhetősége és a minimálisan szükséges adattartalmak megléte.

Éles indulás támogatása

dropdown
dropup

Tapasztalataink szerint bármennyire is alapos és teljes egy projekt előkészítése, egy új rendszer alkalmazásba vétele mindig nagy próbatételt jelent a felhasználóknak. Azért, hogy könnyebbé tegyük ügyfeleinknek ezen időszakot a programok éles indulásakor kiemelt helyszíni jelenlétet biztosítunk, majd ezt fokozatosan csökkentve, távolról segítünk a további lépésekben.