A Smart Csoport telekommunikációs, számítástechnikai és elektronikai termékek kereskedelmével, illetve több nemzetközi gyártó termékeinek háttértámogatásával, márkaképviseletével foglalkozik és ezeken a területen a VisionSoft már régóta otthonosan mozog. Mégis az év egyik érdekes kihívása volt a Smart Csoport OCTOPUS 8 ERP Rendszereinek bevezetése. A Smart Csoport csapata újdonságokra és innovációra fogékony fiatal, lendületes kollégákból állt, így nekünk is hasonló habitusú, fiatalos projektteamet kellett felállítanunk. A projektben volt, hogy egyidőben 6 szakértő is dolgozott a helyszíneken.
A klasszikus ERP kereskedelmi és logisztikai funkcionalitáson felül az ügyfél kifejezett kérése volt, egy teljesen integrált és extra szolgáltatásokkal bővített webáruház elkészítése. A saját design mellett értékcsökkent termékek piactere, online garanciális ügyintézés, áruhitel és termékbiztosítás, valamint egyedi partnerprogramok várják az oldalra látogatókat. Az elektronikus beszerző segítségével természetesen a Smart Csoport beszállítóinak termékei és készletei is azonnal megjelenhetnek az áruházban. Mindent összefoglalva egy komplex, egyben felhasználóbarát webáruház készült el a www.smartshop.hu cím alatt.
Az OCTOPUS 8 ERP Rendszer tekintetében elsősorban a folyamatok paraméterezése, a raktárlogisztikai szervezés és a korábban külső szoftverben vezetett, pénzügy-számvitel integrálása volt a feladat. A több évre visszanyúló előző, majd az induló adatok migrációja – mint minden hasonló projektben – itt is kihívást jelentett minden résztvevő számára. Sajnos az előzetes figyelmeztetések ellenére az ügyfelek, még mindig rendre alábecsülik az adatfeltöltések és migrációs munkák méretét, időigényét, de az éles indulás hetére végül ezek is összeálltak.
Általában egy-egy rendszer éles indulása kötött menetrend szerint történik. A végső migrációk és a leltár kiértékelése, felvitele után, azonnal kinyit az új webáruház, hogy mielőbb beérkezhessenek a rendelések, vagy az új regisztrációk. Következő lépés a központ és/vagy főraktár(ak) elindítása az árubeérkezések és kiszállítások teljesítésére, majd ebbe a folyamatba legutolsónak kapcsolódnak be a kereskedelmi egységek, boltok, telephelyek. Ebben a projektben viszont a megszokottól eltérően minden fordítva történt, hisz nem a web, de még csak nem is a főraktár és a kiszállításos vevők kiszolgálása indult elsőnek, hanem a kereskedelmi egység.
A projekt érdekessége volt még az IT hardver és szoftverkörnyezet kialakítása. Annak ellenére, hogy a projekt inicializálásakor a Smart Csoport egy saját szerverkörnyezet kiépítését tervezte, az éles üzem végül mégis a VisionSoft Privát Felhőjében kezdődhetett meg, így az ERP rendszer, a webáruház és BPR mellett, a teljes központi IT infrastruktúra kialakítása, a szükséges perifériás és mobil eszközök beszerzése, majd a rendszer üzemeltetése is a VS-es kollégák feladata lett.
Van egy mondásunk VS-en belül: „Ahány projekt, annyi szakma”. S bár a Smart Csoport által képviselt területen otthonosan mozgunk, a projekt végére mégis azt éreztük, nem csak egy új partnerrel, hanem ismét számos okos megoldással lettünk gazdagabbak. Köszönjük a Smart Csoport csapatának a kitartást, a projektben résztvevő VS-es munkatársaknak pedig a magas szakmai munkáját!